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会社説明会運営で事前に準備すること

2009年7月12日
説明会運営で最も大切なこと・・・ 

それは「適切なおもてなしの心」である。

数多ある説明会の中から選び、実際当日会場に来たこと。
そのことに対する感謝を持って、会場設営、受付、進行をする。

稀に段ボールが積み上がっていたり、ゴミが落ちているといった受け入れる準備が整っていない会場があるが、それは志望度が下がる要因にもなる。

説明会は特に、学生が企業を見る場。かつ他にも参加をしている中で比較する場。
少しの配慮が大きな差を生みかねないものである。

とはいっても、過剰にサービスする必要なない。
 
「この企業の説明会、なんだか居心地が良かった」 
「スムーズに説明会が進んで、ストレスがなかった」 
と印象を持てば十分である。 


進行スケジュールについて 

説明会運営に関わる部分で特に学生が気にしている部分は、『時間』である。
一日に複数の説明会の予定を入れている学生にとって、説明会の予定終了時刻の延長は確実に志望度を下げる。

協力社員も複数いることもある説明会において、タイムスケジュールは必ず作成すべきである。
以下にサンプルを掲載した。参考にして頂ければと思う。

この資料を作成することで、どのスタッフが、どの時間に、どのような動きをするのか、明確になり、必要スタッフ人数も決定する。
説明会当日は、資料をもとに、説明会が時間通りに進んでいるのかを把握し、説明会をコントロールする。


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社内へのアナウンスについて 

特に自社で説明会を開く場合、直接関わる社員はもちろんだが、それ以外の社員にも、アナウンスする必要がある。
「エントランスなどで来訪した学生への挨拶」など、何気ない対応が、学生の印象を変えるのである。 

学生の名札について

40名規模くらいまでの少人数の説明会の場合、学生に名札を作成できるように備品を準備することをおすすめする。
大きくメリットは2つある。

1つ目は、参加学生同士の交流を促すこと。
学生は就職活動の情報交換をするネットワーク形成のニーズがある。
あの説明会で出会った学生は就職後もつながっていることはよくある話であり、良い出会いがあった説明会はそれだけで満足度が高まる。
名札はその交流を促しやすいツールとなる。

2つ目は、説明会中に企業側の社員やスタッフが学生を名前で呼ぶことができ、学生を「おもてなし」できることである。 
これは上司と部下のマネジメントでもよく言われることと共通である。

学生アンケートについて 

アンケートは満足度と選考希望のチェックだけに使われる傾向が多い。
アンケートは本来効果検証をするものである。

自社が伝えたかったことが伝わっているか。
どのような印象を持った学生が選考を希望しているか。
引いては、選考を通過する学生は自社にどのような印象を持つ学生に多いのか。
などを検証する材料を取得できるツールである。

どのように検証するかもふまえてアンケートを設計する。
最近では、Google formなどの出題も柔軟に変更し、集計も楽なオンライン上のアンケートツールがある。
その利用ができるのであれば導入してみることをお勧めしたい。


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